Persoonlijke gegevens

Betterwork is een merk van de Ergosanté-groep.

Ergosanté is gespecialiseerd in het ontwerp en de distributie van op maat gemaakte ergonomische oplossingen om de werkgelegenheid van gehandicapte werknemers te helpen behouden en de arbeidsomstandigheden te verbeteren.

Sinds 2018 is Ergosanté bezig met een proces om zijn systemen en praktijken in overeenstemming te brengen met de Europese Verordening Gegevensbescherming - nr. 2016/679 (AVG).

Het doel van deze verbintenis is om de werkingsprincipes te beschrijven die Ergosanté hanteert om te voldoen aan de regelgeving en om de privacy te beschermen van personen wier gegevens worden verwerkt. Het bedrijf Ergosanté implementeert geleidelijk alle systemen en procedures die nodig zijn om aan deze principes te voldoen.

De verbintenis specificeert ook het algemene kader voor de verwerking van persoonsgegevens door Ergosanté en heeft in die zin tot doel de betrokkenen van de nodige informatie te voorzien.

1. Gegevens verwerkt door Ergosanté

Ergosanté werkt nauw samen met haar gebruikers, klanten, leveranciers en partners en verzamelt daarom via haar activiteiten persoonlijke informatie, waarvan sommige het mogelijk maken om individuen te identificeren.

In overeenstemming met de huidige wetgeving heeft Ergosanté het principe van minimalisering van de verzameling aangenomen en verzamelt alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het nagestreefde doel en wordt uitgelegd aan de betrokken natuurlijke personen, waardoor zij volledig in staat zijn hun rechten uit te oefenen.

 

1.1.Handelsrelaties

De gegevens die Ergosanté verwerkt voor haar klanten, leveranciers en partners zijn:

-        Identificatiegegevens: achternaam, voornaam

-        Contactgegevens: adres, e-mail, telefoon

 

1.2.Gebruikers van Ergosanté-apparatuur

De gegevens die Ergosanté verwerkt voor gebruikers van haar oplossingen zijn:

-        Identificatiegegevens: achternaam, voornaam

-        Contactgegevens: e-mail, telefoon

-        Morfologische gegevens (grootte, gewicht en andere informatie die nuttig is voor productieapparatuur)

2. Informatieverwerking

 

2.1.Juridische grondslagen

De door Ergosanté uitgevoerde verwerking is gebaseerd op de volgende rechtsgronden:

• De toestemming van de betrokkene (met name contact- of offerteaanvragen)
• De uitvoering van een contract (met name de vervaardiging of aankoop van apparatuur)
• Het legitieme belang van de gegevensbeheerder
• Een wettelijke verplichting om de verwerking uit te voeren

 

2.2.Behandelingen

De hierboven genoemde persoonsgegevens zullen door Ergosanté worden gebruikt in het kader van haar activiteiten. Ze worden alleen gebruikt binnen de strikte grenzen die zijn vastgelegd in de geldende wetgeving.

Ergosanté kan de persoonsgegevens van een individu in het bijzonder gebruiken voor de volgende doeleinden:

• Om dit in zijn informatiesystemen vast te leggen en de levering en facturatie van de door Ergosanté aangeboden oplossingen te beheren,
• Om apparatuur te vervaardigen die voldoet aan de behoeften van de gebruiker (met name morfologische gegevens),
• Om aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen,
• Met het oog op monitoring, kritisch onderzoek en verbetering van haar aanbod,
• Om bestanden te bewaren voor intern administratief gebruik (klachten, loyaliteit, etc.),
• Voor prospectiedoeleinden (per e-mail of via sociale netwerken)
• Voor uitwisselingen met leveranciers en betaling van facturen.

3. Verzameling van informatie

3.1. Directe collectie

Ergosanté verzamelt de contactgegevens van haar contactpersonen (gebruikers, klanten, leveranciers en partners):

-        Via direct contact (face-to-face ontmoeting, telefoongesprek)

-        Per contactmail

-        Via de institutionele website:

o   Formulaire de contact

-        Via de online winkel:

o   Formulaire de contact

o   Formulaire de demande de devis

o   Formulier voor het aanmaken van een klantaccount

Indien mogelijk wordt het telefonische contact bevestigd door het sturen van een e-mail, waardoor de betrokkene het gesprek schriftelijk kan vastleggen en op ieder moment zijn rechten kan uitoefenen.

3.2. Koekjes

De term “cookies” omvat alle trackers die worden geplaatst of uitgelezen bij het raadplegen van een website.
Cookies, gebaseerd op een bestand dat tijdens het browsen op de computer van de gebruiker kan worden opgeslagen, zijn met name bedoeld om de navigatie op sites te vereenvoudigen en de effectiviteit ervan te meten.

De online verkoopsite van Ergosanté maakt gebruik van twee categorieën cookies:

1)     Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het leveren van de door de gebruiker gevraagde dienst. Zonder hen zou de goede werking van de site worden belemmerd. Bijvoorbeeld :

o   Bezoekersauthenticatie

o   Sessie-ID's: hiermee kan elke gebruiker tijdens het hele bestelproces geïdentificeerd blijven, zodra hij/zij zijn klantaccount heeft aangemaakt. Deze cookie heeft een levensduur van 30 dagen

o   Winkelmandje: elke keer dat een item aan het winkelmandje wordt toegevoegd, wordt dit geregistreerd, zodat dit laatste niet wordt geleegd wanneer de bezoeker van pagina wisselt. Deze cookie heeft een levensduur van 3 dagen als de gebruiker niet is geauthenticeerd en 30 dagen als dat wel het geval is. Deze cookie wordt verwijderd bij het ontkoppelen of valideren van de klantbetaling.

o   Aanpassing van de gebruikersinterface (taalkeuze of presentatie)

o   “Déjà vu”-cookies: hiermee kan elke gebruiker de meest recent bekeken artikelen zien. De levensduur komt overeen met de sessietijd.

 

2)     Cookies voor doelgroepanalyse, waarmee Ergosanté haar inhoud en online diensten kan verbeteren door middel van verschillende metingen van de navigatie van internetgebruikers. De verzamelde informatie, uitgegeven door Google Analytics en site-analyzer, stelt Ergosanté in staat om anoniem het aantal bezoeken, het pad en de interesses van elke bezoeker te meten. Met deze gegevens kunnen wij onze inhoud en de gebruikerservaring verbeteren.

Bepaalde cookies worden rechtstreeks door Ergosanté geplaatst wanneer u een van haar sites bezoekt. Andere cookies worden geplaatst door bedrijven buiten Ergosanté om de browsegegevens van gebruikers te verzamelen wanneer ze verschillende sites bezoeken. Voor meer informatie wordt gebruikers geadviseerd het privacybeleid van deze bedrijven te raadplegen.

In overeenstemming met de aanbevelingen van de CNIL wordt toestemming verkregen door het verschijnen van een banner die zichtbaar is op de website en die de volgende informatie bevat:

• de doeleinden van de gebruikte cookies ;
• de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen deze cookies en instellingen te wijzigen door op de link “meer informatie en cookies configureren” te klikken
• vanwege het feit dat doorgaan met surfen inhoudt dat u akkoord gaat met het plaatsen van cookies op uw terminal.

Cookies kunnen op elk moment worden uitgeschakeld door de browser te configureren. Eventuele instellingen in de webbrowser, met betrekking tot het accepteren of weigeren van cookies, kunnen de navigatie op internet en op onze site wijzigen, evenals de voorwaarden voor toegang tot bepaalde diensten waarvoor het gebruik van dezelfde cookies vereist is.

 

4. Hoe en hoe lang worden de gegevens bewaard ?

Er worden verwerkingsacties uitgevoerd op de gegevens in de bestanden en databanken van Ergosanté, door strikte controleregels toe te passen, in overeenstemming met de technologische stand van de techniek en de aanbevelingen van de bevoegde controleautoriteit.

4.1. Beveiliging van persoonlijke gegevens

Ergosanté neemt alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens te waarborgen en in het bijzonder om te voorkomen dat deze worden vervormd of beschadigd of dat onbevoegde derden er toegang toe hebben.

Ergosanté breidt geleidelijk de reikwijdte van zijn veiligheidsmaatregelen uit en ontwikkelt specifieke procedures om rekening te houden met de regelgeving.

4.2. Bewaartermijn en archivering van gegevens

De bewaartermijn is afhankelijk van de betreffende activiteit, de aard van het contact (klant of prospect) en de praktijken in de sector.

-      Ergosanté heeft de bewaartermijn voor persoonsgegevens standaard op vijf jaar gesteld.

-      Sommige gegevens worden voor een kortere bewaartermijn bewaard:

o   Cookies vervallen dertien maanden na hun laatste update.

o   Prospectgegevens worden verwijderd na een periode van 3 jaar zonder reactie op enig verzoek.

-      Ergosanté bewaart bepaalde verplichte documenten (facturen etc.) volgens de wettelijke bewaartermijn.

-       De duur is soms gekoppeld aan de relevantie of noodzaak van de verwerking ervan: klantgegevens worden bewaard voor de duur van de commerciële relatie of gegevens aanwezig in telefoonboeken worden bewaard voor de duur van de mandaten van de betrokken personen.

Oude gegevens worden gearchiveerd, waarna een strenge toegangscontrole wordt geactiveerd. Gegevens die niet langer nodig zijn, worden vernietigd.

 

5. Wie heeft toegang tot de verzamelde persoonsgegevens ?

5.1. Bij Ergosante

De verzamelde persoonsgegevens zijn toegankelijk voor de verschillende diensten van Ergosanté, afhankelijk van de noodzakelijke verwerking, met name:

-        Verkoopservice voor het verwerken van bestellingen, leveringen

-        Productieafdeling voor het ontwerp en de fabricage van geschikte apparatuur

-        Boekhoudservice voor factuurbeheer

-        Verkoopservice en webmaster voor de online winkel

5.2. Buiten Ergosanté

Ergosanté kan de persoonsgegevens waarover zij beschikt, doorgeven aan verschillende derde partijen, zoals:

• dienstverleners, onderaannemers en leveranciers om namens hem diensten uit te voeren (bijvoorbeeld: technische diensten, productie van apparatuur),
• andere bedrijven, financiële organisaties of organisaties/diensten die verantwoordelijk zijn voor de handhaving van wetten met het oog op het voorkomen of opsporen van fraude, wanneer deze openbaarmaking noodzakelijk is om de rechten van Ergosanté te vrijwaren,
• in gevallen waarin de wet daarin voorziet of op formeel verzoek van een autoriteit (met name in de context van gerechtelijke procedures), publieke, parapublieke of private organisaties in het kader van een publieke taak.

Er worden uitsluitend gegevens verstrekt die nuttig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst en er worden geen gevoelige gegevens buiten Ergosanté gedeeld.

5.3. Werkafspraken met derden

In het geval dat persoonlijke gegevens om welke reden dan ook (bijvoorbeeld: een onderaannemingsdienst) aan een derde partij worden doorgegeven, past Ergosanté de voorwaarden toe die zijn vastgelegd door de geldende wetgeving, in het bijzonder de informatie van de betrokken personen bij deze overdracht.

Ergosanté zal met haar onderaannemers een campagne voeren om de naleving van contracten en de uitvoeringsvoorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens te monitoren in de zin van de AVG.

De gegevens worden in geen geval voor commerciële doeleinden overgedragen aan een derde partij.

 

6. Het verkrijgen van persoonsgegevens van derden

Ergosanté kan persoonlijke gegevens zoals naam, voornaam, e-mailadres en telefoonnummer van derden (met name werkgevers en partners) ontvangen om een ​​leveringscontract voor apparatuur uit te voeren.

 

Morfologische gegevens worden uitsluitend van de betrokkene verzameld als deze ermee instemt deze te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om een ​​adequate productie van de gevraagde apparatuur te garanderen.

 

Bij het opstellen van offertes worden de gegevens aan het bestand toegevoegd en uitsluitend gebruikt in het kader van de bedrijfsvoering. Ze zijn alleen toegankelijk voor de verkoop- en productieteams van Ergosanté, evenals voor eventuele onderaannemers.

 

7. Worden gegevens buiten de EU overgedragen ?

Ergosanté geeft geen persoonsgegevens door buiten de Europese Unie.

 

8. Met wie moet u contact opnemen om uw rechten uit te oefenen ?

Ergosanté heeft zijn organisatie aangepast om te voldoen aan de vereisten van de Europese Verordening Gegevensbescherming en om iedereen informatie te verstrekken over de persoonlijke gegevens die over hem worden bewaard, evenals over de verwerking die op deze gegevens wordt uitgevoerd.

Elk verzoek met betrekking tot de uitoefening van rechten (toegang, verzet, beperking, rectificatie, portabiliteit, verwijdering) moet worden gestuurd naar het adres “contact@ergosante.fr”. Dit verzoek dient zo gedetailleerd mogelijk te zijn, zodat het bij ontvangst binnen maximaal 30 dagen kan worden afgehandeld, conform de eisen van de Verordening.

Bij twijfel kan om een ​​identiteitsbewijs worden gevraagd om het verzoek in behandeling te kunnen nemen.

Iedereen heeft de mogelijkheid om rechtstreeks contact op te nemen met de toezichthoudende autoriteit van zijn land (voor Frankrijk: de CNIL: www.cnil.fr).

9. Waar worden onze gegevens gehost ?

Website-serversBetterwork worden exclusief gehost bij OVH, in Frankrijk, in datacentra in Noord-Frankrijk.

Deze servers hosten onze database die nodig is voor het goed functioneren van de site. In deze database worden klantaccounts opgeslagen .

Om toegang te krijgen tot uw bestelgeschiedenis worden deze gegevens alleen verwijderd als u hierom vraagt via uw speciale klantengedeelte of per e-mail.

10. Verkoopt Ergosante mijn persoonsgegevens door ?

Neen ! Alle verzamelde gegevens blijven bij ons en zullen nooit aan een derde partij worden gegeven, verhuurd of verkocht.

11. Zijn wachtwoorden veilig ?

Wachtwoorden worden opgeslagen "gecodeerd' en onmogelijk te ontcijferen.

12. Over bankkaartnummers ?

Voor betalingen per bankkaart werken wij samen met een Franse dienstverlener genaamd PayPlug, garant voor gegevensbeveiliging.

Wij hebben op geen enkel moment toegang tot de bankkaartnummers van onze klanten.
Onze dienstverlener beschikt over talrijke goedkeuringen die de veiligheid van hun IT-systeem rechtvaardigen.

Meer informatie : https://www.payplug.com/fr/politique-de-confidentialite

Wij werken ook samen met het bedrijf Paypal maar alleen klanten met een account kunnen een bestelling plaatsen, hun gegevens zijn dus beveiligd door Paypal direct.

13. Welke persoonsgegevens worden verzameld en waarvoor worden deze gebruikt ?

Tijdens de bestelling:

Wanneer een klant een klantaccount op onze site aanmaakt, registreren wij in onze database alle benodigde informatie om de bestelling te kunnen verwerken: e-mailadres, voor- en achternaam, bedrijf, postadres en telefoonnummer om te kunnen het pakket klaarmaken en bezorgen.

Deze bestelgegevens worden doorgegeven aan de verschillende dienstverleners, zodat de bestelling bij de klant aankomt: onze fabrikanten en logistieke medewerkers maken de pakketten klaar en de vervoerders zetten ze af bij de klant.

Zij hebben absoluut geen recht om de gegevens voor enig ander doel te gebruiken dan het verwerken van uw bestelling en moeten deze gegevens na verwerking van hun computersysteem verwijderen. Deze providers slaan data op in Europese datacentra. Als de klant er echter voor kiest om het buiten Europa te laten bezorgen, worden gegevens zoals het postadres noodzakelijkerwijs doorgegeven aan de logistieke diensten van de vervoerder die in dit land zal leveren.

Statistieken :

Om onze service voortdurend te verbeteren, maken we gebruik van systemen en diensten die worden beheerd door externe leveranciers, waardoor we onze activiteiten kunnen volgen. Als zodanig bieden wij deze systemen het volgen van ons klantenbestand en hun consultatiegeschiedenis op onze site, evenals informatie over de bekeken en bestelde producten. De meeste van onze systemen worden gehost in Frankrijk site-analysator, en anderen zijn gevestigd in de Verenigde Staten, zoals google Analytics.

14. Wilt u uw persoonsgegevens aanpassen of verwijderen ?

De meeste gegevens kunt u rechtstreeks vanuit uw klantengedeelte op onze website wijzigen. U kunt al deze gegevens ook downloaden of verwijderen.
Als u geen toegang heeft tot deze informatie, nodigen wij u uit om ons een e-mail te sturen naar contact@ergosanteweb.fr waarin u uw verzoek specificeert.