Dati personali

Betterwork è un marchio del gruppo Ergosanté.

Ergosanté è specializzata nella progettazione e distribuzione di soluzioni ergonomiche su misura per contribuire a mantenere l'occupazione dei lavoratori disabili e migliorare le condizioni di lavoro.

Dal 2018 Ergosanté è impegnata in un processo di adeguamento dei propri sistemi e pratiche, in conformità al Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati - N. 2016/679 (GDPR).

Lo scopo di questo impegno è quello di descrivere i principi operativi adottati da Ergosanté al fine di rispettare la normativa e tutelare la privacy delle persone i cui dati vengono trattati. L'azienda Ergosanté sta gradualmente mettendo in atto tutti i sistemi e le procedure necessarie per conformarsi a questi principi.

L'impegno specifica inoltre il quadro generale del trattamento dei dati personali effettuato da Ergosanté e, in tal senso, è volto a fornire agli interessati le necessarie informazioni.

1. Dati trattati da Ergosanté

Ergosanté lavora in stretta collaborazione con i suoi utenti, clienti, fornitori e partner, e pertanto raccoglie informazioni personali attraverso le sue attività, alcune delle quali consentono di identificare gli individui.

In conformità alla normativa vigente, Ergosanté ha adottato il principio di minimizzazione nella raccolta e raccoglie solo i dati strettamente necessari all'obiettivo perseguito ed spiegato alle persone fisiche interessate, lasciando loro piena possibilità di esercitare i propri diritti.

 

1.1.Relazioni commerciali

I dati trattati da Ergosanté per i propri clienti, fornitori e partner sono:

-        Dati identificativi: cognome, nome

-        Dati di contatto: indirizzo, email, telefono

 

1.2.Utenti delle apparecchiature Ergosanté

I dati trattati da Ergosanté per gli utenti delle sue soluzioni sono:

-        Dati identificativi: cognome, nome

-        Dati di contatto: email, telefono

-        Dati morfologici (dimensioni, peso e altre informazioni utili per le apparecchiature di produzione)

2. Elaborazione delle informazioni

 

2.1.Basi giuridiche

I trattamenti effettuati da Ergosanté si basano sulle seguenti basi giuridiche:

• Il consenso dell’interessato (in particolare richieste di contatto o di preventivo)
• L'esecuzione di un contratto (produzione o acquisto di attrezzature in particolare)
• Il legittimo interesse del titolare del trattamento
• Un obbligo legale di effettuare il trattamento

 

2.2.Trattamenti

I dati personali sopra menzionati saranno utilizzati da Ergosanté nell'ambito delle proprie attività. Vengono utilizzati solo entro i limiti rigorosi definiti dalla legislazione in vigore.

Ergosanté può utilizzare i dati personali di un individuo in particolare per i seguenti scopi:

• Per registrarlo sui propri sistemi informativi e gestire la consegna e la fatturazione delle soluzioni fornite da Ergosanté,
• Al fine di produrre apparecchiature che soddisfino le esigenze dell'utente (dati morfologici in particolare),
• Al fine di ottemperare ai propri obblighi legali,
• Ai fini del monitoraggio, dell’esame critico e del miglioramento della propria offerta,
• Al fine di conservare i fascicoli per uso amministrativo interno (reclami, fedeltà, ecc.),
• Per scopi di prospezione (via e-mail o tramite social network)
• Ai fini degli scambi con i fornitori e del pagamento delle fatture.

3. Raccolta di informazioni

3.1. Raccolta diretta

Ergosanté raccoglie i dati di contatto dei suoi contatti (utenti, clienti, fornitori e partner):

-        Tramite contatto diretto (incontro faccia a faccia, conversazione telefonica)

-        Tramite contatto email

-        Tramite il proprio sito istituzionale:

o   Modulo di contatto

-        Tramite il negozio online:

o   Modulo di contatto

o   Modulo di richiesta preventivo

o   Modulo per la creazione dell'account cliente

Quando possibile, il contatto telefonico viene confermato mediante l'invio di una e-mail, consentendo all'interessato di conservare traccia scritta del colloquio e di poter esercitare in ogni momento i propri diritti.

3.2. Biscotti

Il termine “cookie” copre tutti i tracker inseriti o letti quando si consulta un sito web.
I cookie, basati su un file che può essere memorizzato sul computer dell'utente durante la navigazione, hanno lo scopo in particolare di semplificare la navigazione sui siti e di misurarne l'efficacia.

Il sito di vendita online Ergosanté utilizza due categorie di cookie:

1)     Cookie strettamente necessari alla fornitura del servizio richiesto dall'utente. Senza di essi il corretto funzionamento del sito risulterebbe compromesso. Per esempio :

o   Autenticazione del visitatore

o   Identificatori di sessione: consente a ciascun utente di rimanere identificato durante tutto il processo di ordine, una volta creato il proprio account cliente. Questo cookie ha una durata di 30 giorni

o   Carrello del commerciante: viene registrato ogni volta che un articolo viene aggiunto al carrello in modo che quest'ultimo non venga svuotato quando il visitatore cambia pagina. Questo cookie ha una durata di 3 giorni quando l'utente non è autenticato e di 30 giorni quando lo è. Questo cookie viene eliminato quando si disconnette o si convalida il pagamento del cliente.

o   Personalizzazione dell'interfaccia utente (scelta della lingua o della presentazione)

o   Cookie “Déjà vu”: consente a ciascun utente di vedere gli articoli visualizzati più di recente. La sua durata corrisponde al tempo della sessione.

 

2)     Cookie di analisi del pubblico, che consentono a Ergosanté di migliorare i propri contenuti e servizi online attraverso varie misurazioni della navigazione degli utenti Internet. Rilasciate da Google Analytics e dall'analizzatore del sito, le informazioni raccolte consentono a Ergosanté di misurare in modo anonimo il numero di visite, il percorso e gli interessi di ciascun visitatore. Questi dati ci consentono di migliorare i nostri contenuti e l'esperienza dell'utente.

Alcuni cookie vengono inseriti da Ergosanté direttamente durante la navigazione in uno dei suoi siti. Altri cookie vengono installati da società esterne a Ergosanté per raccogliere i dati di navigazione degli utenti quando navigano su siti diversi. Per maggiori informazioni si consiglia agli utenti di consultare le privacy policy di tali società.

Conformemente alle raccomandazioni della CNIL, il consenso viene raccolto mediante la comparsa di un banner visibile sul sito, che contiene le seguenti informazioni:

• le finalità dei cookie utilizzati ;
• la possibilità di opporsi a tali cookie e modificare le impostazioni cliccando sul link “scopri di più e configura i cookie”
• poiché proseguendo la navigazione si acconsente all'installazione di cookie sul proprio terminale.

I cookie possono essere disattivati in qualsiasi momento configurando il browser. Qualsiasi impostazione effettuata sul browser web, relativa all'accettazione o al rifiuto dei cookie, può modificare la navigazione su Internet e sul nostro sito, nonché le condizioni di accesso a determinati servizi che richiedono l'uso di questi stessi cookie.

 

4. Come e per quanto tempo vengono conservati i dati ?

Le azioni di trattamento vengono effettuate sui dati contenuti negli archivi e nei database di Ergosanté, applicando rigide regole di controllo, in conformità con lo stato dell'arte tecnologico e le raccomandazioni dell'autorità di controllo competente.

4.1. Sicurezza dei dati personali

Ergosanté adotta tutte le precauzioni necessarie per preservare la sicurezza e la riservatezza dei dati personali e in particolare per evitare che essi vengano distorti, danneggiati o che terzi non autorizzati possano accedervi.

Ergosanté sta gradualmente estendendo la portata delle sue misure di sicurezza e sviluppando procedure specifiche per tenere conto del regolamento.

4.2. Periodo di conservazione e archiviazione dei dati

Il periodo di conservazione dipende dall'attività interessata, dalla natura del contatto (cliente o potenziale cliente) e dalle pratiche del settore.

-      Ergosanté ha fissato per impostazione predefinita il periodo di conservazione dei dati personali a cinque anni.

-      Alcuni dati vengono conservati per un periodo di conservazione più breve:

o   I cookie scadono tredici mesi dopo il loro ultimo aggiornamento.

o   I dati dei potenziali clienti vengono cancellati dopo un periodo di 3 anni senza risposta ad alcuna richiesta.

-      Ergosanté conserva alcuni documenti obbligatori (fatture, ecc.) secondo il periodo di conservazione legale.

-       La durata è talvolta legata alla pertinenza o necessità del trattamento: i dati del cliente sono conservati per tutta la durata del rapporto commerciale oppure i dati presenti nelle directory sono conservati per la durata dei mandati degli interessati.

I vecchi dati vengono archiviati e viene quindi attivato un rigoroso controllo degli accessi. I dati che non sono più necessari vengono distrutti.

 

5. Chi ha accesso ai dati personali raccolti ?

5.1. All'Ergosanté

I dati personali raccolti sono accessibili ai diversi servizi Ergosanté a seconda dei trattamenti necessari, in particolare:

-        Servizio di vendita per l'elaborazione degli ordini, consegne

-        Reparto produttivo per la progettazione e realizzazione di attrezzature idonee

-        Servizio di contabilità per la gestione delle fatture

-        Servizio vendita e Webmaster per il negozio online

5.2. Fuori Ergosanté

Ergosanté può trasferire i dati personali in suo possesso a diversi terzi, quali:

• prestatori di servizi, subappaltatori e fornitori al fine di eseguire servizi per suo conto (ad esempio: servizi tecnici, produzione di attrezzature),
• altre società, organizzazioni finanziarie o organizzazioni/servizi responsabili dell'applicazione delle leggi allo scopo di prevenire o individuare frodi, quando tale divulgazione è necessaria per preservare i diritti di Ergosanté,
• nei casi in cui la legge lo prevede o su richiesta formale di un'autorità (in particolare nell'ambito di procedimenti giudiziari), organizzazioni pubbliche, parapubbliche o private nell'ambito di una missione di servizio pubblico.

Vengono forniti solo i dati utili all'esecuzione del contratto e nessun dato sensibile viene condiviso all'esterno di Ergosanté.

5.3. Accordi di lavoro con terzi

Nel caso in cui i dati personali vengano trasmessi a terzi per qualsiasi motivo (ad esempio: un servizio di subappalto), Ergosanté applica le condizioni definite dalla legislazione in vigore, in particolare l'informazione delle persone interessate da questo trasferimento.

Ergosanté effettuerà una campagna per monitorare il rispetto dei contratti e le condizioni di esecuzione del trattamento relativo ai dati personali con i suoi subappaltatori ai sensi del GDPR.

I dati non vengono in nessun caso ceduti a terzi per scopi commerciali.

 

6. Ottenere dati personali da terze parti

Ergosanté può ricevere dati personali come nome, nome, indirizzo e-mail, numero di telefono da terzi (datori di lavoro e partner in particolare), al fine di eseguire un contratto di fornitura di attrezzature.

 

I dati morfologici vengono raccolti esclusivamente presso l'interessato se questi accetta di fornirli. Questi dati vengono utilizzati per garantire un'adeguata produzione dell'attrezzatura richiesta.

 

I dati vengono aggiunti al file quando vengono stabiliti i preventivi e utilizzati solo nel contesto dello svolgimento dell'attività. Sono accessibili solo ai team di vendita e produzione di Ergosanté, nonché agli eventuali subappaltatori.

 

7. I dati vengono trasferiti fuori dall'UE ?

Ergosanté non trasferisce alcun dato personale al di fuori dell'Unione Europea.

 

8. A chi dovresti rivolgerti per esercitare i tuoi diritti ?

Ergosanté ha adattato la propria organizzazione per soddisfare i requisiti del Regolamento europeo sulla protezione dei dati e per fornire a qualsiasi persona informazioni sui dati personali detenuti che la riguardano, nonché sul trattamento effettuato su tali dati.

Qualsiasi richiesta relativa all'esercizio dei diritti (accesso, opposizione, limitazione, rettifica, portabilità, cancellazione) deve essere inviata all'indirizzo “contact@ergosante.fr”. Tale richiesta dovrà contenere il maggior numero di dettagli possibile affinché possa essere evasa una volta ricevuta entro un massimo di 30 giorni, secondo quanto previsto dal Regolamento.

In caso di dubbio, può essere richiesta una prova di identità per poter elaborare la richiesta.

Chiunque ha la possibilità di rivolgersi direttamente all'Autorità di Vigilanza del proprio Paese (per la Francia, la CNIL): www.cnil.fr).

9. Dove sono ospitati i nostri dati ?

Server del sito webBetterwork sono ospitati esclusivamente presso OVH, In Francia, in data center situati nel nord della Francia.

Questi server ospitano il nostro database necessario per il corretto funzionamento del sito. Gli account dei clienti sono archiviati in questo database .

Per avere accesso alla cronologia dei tuoi ordini, questi dati vengono cancellati solo se lo richiedi tramite la tua area clienti dedicata o via email.

10. Ergosante rivende i miei dati personali ?

NO ! Tutti i dati raccolti rimangono con noi e non verranno mai ceduti, affittati o venduti a società terze.

11. Le password sono sicure ?

Le password vengono memorizzate "crittografato” e impossibile da decifrare.

12. Riguarda i numeri delle carte bancarie ?

Per i pagamenti con carta di credito collaboriamo con un fornitore di servizi francese denominato PayPlug, garante della sicurezza dei dati.

In nessun momento abbiamo accesso ai numeri delle carte bancarie dei nostri clienti.
Il nostro fornitore di servizi dispone di numerose approvazioni che giustificano la sicurezza del proprio sistema IT.

Maggiori informazioni : https://www.payplug.com/fr/politique-de-confidentialite

Collaboriamo anche con l'azienda PayPal ma solo i clienti con un account possono effettuare un ordine, i loro dati sono quindi protetti da PayPal direttamente.

13. Quali dati personali vengono raccolti e a cosa servono ?

Durante l'ordine:

Quando un cliente crea un account cliente sul nostro sito, registriamo nel nostro database tutte le informazioni necessarie per poter elaborare l'ordine: e-mail, nome e cognome, azienda, indirizzo postale e numero di telefono per poter preparare e consegnare il pacco.

Questi dati dell'ordine vengono trasmessi ai diversi fornitori di servizi affinché l'ordine arrivi presso la sede del cliente: i nostri produttori e logistici preparano i pacchi e i trasportatori li consegnano presso la sede del cliente.

Non hanno assolutamente alcun diritto di utilizzare i dati per scopi diversi dall'elaborazione dell'ordine e devono cancellare questi dati dal proprio sistema informatico dopo l'elaborazione. Questi fornitori archiviano i dati nei data center europei. Tuttavia, se il cliente sceglie di riceverlo al di fuori dell'Europa, dati come l'indirizzo postale saranno necessariamente trasmessi ai servizi logistici del corriere che effettuerà la consegna in questo Paese.

Statistiche:

Al fine di migliorare costantemente il nostro servizio, utilizziamo sistemi e servizi gestiti da fornitori terzi che ci consentono di monitorare la nostra attività. Pertanto, forniamo a questi sistemi il tracciamento della nostra base clienti e la cronologia delle loro consultazioni sul nostro sito, nonché informazioni relative ai prodotti visualizzati e ordinati. La maggior parte dei nostri sistemi sono ospitati in Francia come analizzatore del sito, e altri hanno sede negli Stati Uniti come statistiche di Google.

14. Vuoi modificare o cancellare i tuoi dati personali ?

La maggior parte dei dati possono essere modificati direttamente da te dalla tua area clienti sul nostro sito. Puoi anche scaricare tutti questi dati o eliminarli.
Se non riesci ad accedere a queste informazioni, ti invitiamo a scriverci un'e-mail a contact@ergosanteweb.fr specificando la tua richiesta.